Präambel
Diese Vereinbarung (Auftrag im Sinne des Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)) zur Datenverarbeitung im Auftrag (nachfolgend auch „Datenschutzvertrag“) konkretisiert den zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bestehenden Dienstleistungsvertrag. Die für das konkrete Dienstleistungsverhältnis zutreffenden Alternativen sollten angekreuzt werden. Leerfelder sind ggf. entsprechend des konkreten Auftrags auszufüllen. Vergütungs- und Haftungsregelungen zu den einzelnen Leistungen sind im Dienstleistungsvertrag enthalten.
(1) Gegenstand
Der Vertrag regelt die Übernahme und Vernichtung von Datenträgern nach DIN 66399:2012. Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur ordnungsgemäßen Übernahme und Vernichtung der Datenträger nach den Weisungen des Auftraggebers.
(2) Dauer
Die Auftragsdauer richtet sich nach den Angaben im Dienstleistungsvertrag.
(1) Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten
Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer für den Auftraggeber sind konkret beschrieben in dem Dienstleistungsvertrag.
Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in der Bundesrepublik Deutschland statt.
Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers, wenn die besonderen Voraussetzungen der Artt. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind.
(2) Angabe der Datenarten und deren Schutzbedarf:
Interne Daten, nicht allgemein zugängliche personenbezogene und vertrauliche Daten sowie geheime Daten.
Die Kategorien der durch die Verarbeitung betroffenen Personen umfassen Kunden, Beschäftigte, Geschäftspartner, Interessenten, Lieferanten, Abonnenten, Berater / Handelsvertreter, Ansprechpartner sowie alle weiteren natürlichen und juristischen Personen.
(1) Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Artt. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen.
(2) Der Auftragnehmer sichert in seinem Verantwortungsbereich die Umsetzung und Einhaltung der vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 DS-GVO zu. Diese ergeben sich im Einzelnen aus der zurzeit gültigen Norm DIN 66399-3, Tabelle 1, 3, 4 und / oder 5 (vgl. Dienstleistungsvertrag i. V. m. Ziff. 2 Nr. 2 dieses Vertrages).
(3) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.
(1) Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.
(2) Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.
Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Artt. 28 bis 33 DS-GVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:
(1) Schriftliche Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß Artt. 38 und 39 DS-GVO ausübt. Dessen jeweils aktuelle Kontaktdaten sind auf der Homepage des Auftragnehmers leicht zugänglich hinterlegt.
(2) Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Artt. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DS-GVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.
(3) Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
(4) Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.
(5) Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.
(6) Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 7 dieses Vertrages.
(1) Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.
(2) Der Auftragnehmer darf Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) beauftragen, dies gilt insbesondere für die ordnungsgemäße Vernichtung von Daten.
(1) Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.
(2) Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.
(3) Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch
die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DS-GVO;
die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art. 42 DS-GVO;
aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren);
eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI-Grundschutz).
(4) Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen.
(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artt. 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.
(2) Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder auf ein Fehlverhalten des Auftraggebers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.
(1) Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (mind. Textform).
(2) Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.
(3) Sofern der Auftraggeber eine Weisung erteilt, welche die vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen ändert oder ergänzt (vgl. Ziff. 3 des Vertrages), hat er die Kosten für die Umsetzung der geforderten Maßnahmen zu tragen.
(1) Die überlassenen Datenträger werden entsprechend den Bestimmungen im Dienstleistungsvertrag vernichtet. Die Rückgabe überlassener Datenträger findet demzufolge keine Anwendung.
(2) Daten und Unterlagen, die dem Nachweis der ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, werden vom Auftragnehmer entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufbewahrt und anschließend gelöscht bzw. datenschutzgerecht vernichtet.